キャンペーン事務局　運営プロセスと4つのポイント

当記事では、販促キャンペーンでの運営、管理に必要不可欠である事務局について、

当社知見を踏まえて解説しております。

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【こんな方におすすめです】

・メーカーなどで新任の企画担当者さま

・CSなどのセクションを持つ事業会社さま

・販促支援をメインとする代理店さま

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キャンペーン事務局とは

大まかには、応募情報の管理、消費者からの問い合わせ対応など、

キャンペーンの実施全般を担うのが「キャンペーン事務局」です。

しかし、「事務局」と一言に言っても、実際の業務項目は多岐に渡りますし、

またそのフェーズも大きくは以下のように分けられます。

【実施前】入念な事前準備をする

　運用フロー、管理体制、スケジュールなどの設計

【実施中】問い合わせ窓口の対応

応募者情報の収集、消費者対応などの運用管理

【実施後】抽選作業

抽選、賞品発送、個人情報の廃棄

【実施前】入念な事前準備が成功のカギ！

キャンペーン事務局を運営する前にまず重要なことは、業務設計と運用フローの構築です。

事務局運営業務は、キャンペーンの実施前、そして実施開始から実施後までの間で、

「どのような業務が必要で、それにはどれくらいの工数が必要か、

その業務はどこが（企業または部署）で対応し分担するのか」を検討することから始まります。

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例えば、「【会員様限定】もれなく電子マネー100ptプレゼント！キャンペーン」の場合、

・ポイントの付与先となる応募者の会員番号はどのように収集するのか

・1名あたり1回限りとする場合にはどのように応募を制限するのか

・収集した応募データはどういった形式とルートでどこに提供するのか、

などは企画を立てる時点で、すでに想定し調整しておく必要があります。

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また、キャンペーンの仕様についても考慮し、

円滑に進行するための人員・時間の試算と確保が管理のうえで重要となってきます。

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例えば、「抽選で1,000名にギフトカードが当たる！キャンペーン」を実施する場合、

当選者1,000名であれば、抽選作業で△日間の工数がかかるのか？

→賞品の手配が□日、当選者に賞品をお届けするのが〇日ころ…などスケジュールを逆算

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合わせて業務設計の中で各工程のリスクを洗い出し、あらかじめ対策を立てておくことも重要です。

【実施中】実施期間中に必要不可欠な「問い合わせ窓口」

ひとりでも多くの方にキャンペーンに応募してもらうためには、

応募を検討している消費者の質問やお困りごとを解消する

「問い合わせ窓口」の設置・運営は欠かせません。

問い合わせの受付方法としては、主に電話やメールなどが挙げられます。

問い合わせ窓口を設置する場合、専用電話番号やメールアドレスを取得し設定します。

その際、「希望電話番号（またはメールアドレス）が取得可能であるか（空きがあるか）」は

もちろんのこと、「既存の他社の電話番号（またはメールアドレス）と似通っていないか」も

事前に調査・確認しておきます。

そうすることで、他社との間違い電話や間違いメールを受ける機会を低減できます。

また、問い合わせ窓口で必要となるのが、

主に消費者からの問い合わせを想定してQ＆Aをまとめた「応対マニュアル」です。

これを準備しておくことで、消費者からの問い合わせに対し、

迅速かつ正しく回答することができますし、あらかじめ対応方針を定めておくことで、

万が一のトラブル発生時にもスムーズに対応ができます。

また、応対マニュアルには、以下の情報も記載するのがよいでしょう。

○キャンペーン概要（応募方法、賞品詳細、個人情報の取り扱いなど）

○キャンペーン告知媒体の情報（消費者に何をもって、どのように告知しているか）

○連絡体制図（緊急連絡先含む）

○問い合わせ窓口概要（ミッション、対応範囲など）

問い合わせ窓口はキャンペーンのカスタマーサポートとしてだけでなく、

一役を担う重要な業務です。

【実施後】キャンペーン終了、事務局はここからが正念場！

「厳選なる抽選」の方法には複数種類があり、

大きくは1件1件手作業で当選者を抽出するアナログ抽選、

コンピューターのプログラムによるデジタル抽選があります。

（いずれの場合も、主催者側の条件により抽出方法の詳細は異なります）

抽選作業では、抽出対象が応募条件を満たしているかの確認は必須であるため、

事前にルール・手順を明示化した手順書を備えておくのがよいでしょう。

手順書には、キャンペーン概要（対象期間、対象店舗、対象商品など）や応募時の必要記入事項、

応募条件とそのチェック方法などをまとめおきます。

例えば「5,000円以上のレシートで応募するキャンペーン」の場合、

応募条件の1つであるレシートのチェック項目としては、以下の点が挙げられます。

○対象期間中のレシートであるか

○対象店舗のレシートであるか

○対象商品を購入しているか

○購入金額は達成しているか

○レシートはコピーではなく現物であるか

抽選の際は、レシートのチェック項目だけでも複数あり、応募条件を全て確認するには

かなりの工数を必要とします。そのため、ルール・手順をまとめておくことで、

作業効率のアップはもちろんのこと、作業品質の均一化も図ることができます。

「賞品を発送すれば終わり」じゃない！事務局はまだまだ続く…

当選者が確定し、いよいよ「賞品発送」工程となり事務局運営も大詰めです。

賞品サイズに合わせて封筒やダンボールを作成し、当選通知状や賞品を封入・梱包、

当選者宛の送り状（伝票）を貼って出荷します。

「これで、あとは当選者が賞品を受け取るだけ、ようやく終わった…」わけでありません。

配送方法によっては送り状（伝票）番号で配達状況を確認することができます。

「当選者が無事に賞品を受け取っている」状況であれば問題はないのですが状況は様々です。

発送した賞品全件が当選者のもとに届くまでは、

配達状況を確認・把握しておかなければなりません。

賞品をお受け取りいただけない当選者に対しては、事務局より連絡し、

発送先に誤りがないかの確認や、再発送の手配などを行います。

事務局業務は、最後の1件が「配達完了」するまでは、気が抜けないのです。

また、実施終了後には、応募数やお問い合わせ、Webサイトのアクセス数等の

実績を基にした企画としての成果の検証と、次企画に繋げる分析も重要です。

今回は、キャンペーンを行うに当たって押さえておきたい4つのポイントをご紹介しました。

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