キャンペーン事務局の具体的な業務とは？8つの主なプロセスを紹介！

キャンペーン事務局とは、マーケティングキャンペーンを円滑に進行させるための重要な役割を果たします。また運営代行を利用することで、リソースの効率的な活用や専門知識を活かした運営が可能となります。

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キャンペーンにおける事務局運営の業務内容とは？

キャンペーンを成功させるためには、事務局運営は要となります。企画から実施、評価まで一貫した業務プロセスが求められ、多岐に渡るスキルが求められます。

まず、企画業務にはキャンペーンの目的設定、ターゲット選定、予算作成、メディア選定が含まれます。これにより、具体的な進行計画を立てることが可能です。

一方、事務局業務にはキャンペーン応募の受付、問い合わせ対応、賞品発送、結果分析などが含まれ、その正確さと迅速さが求められます。

これらを各マーケティング担当者が抱えて業務することは難しく、キャンペーン事務局を代行することで、本来行うべき業務への時間に充てられるだけでなく、既にノウハウを持った委託業者に実施してもらうことで、運営リスクが減少し、結果コストパフォーマンスが最大化するでしょう。

企画業務

キャンペーンの目標設定や内容の立案など、全体の方向性を決める非常に重要な部分で、キャンペーンを成功させるには、とても大事な要素となります。

キャンペーンの目的を明確にし、対象となる顧客層は誰なのか、どのような手法でやるべきかを検討することで、どういったサービスが必要なのかをリスト化できるようになります。

また、予算の設定も避けられないプロセスです。広告費用、賞品費用、運営費用などを詳細に計画し、無駄な出費を防ぐことで効率的なキャンペーンが実施できます。当社では様々な業種・業態のキャンペーンをサポートしてきたので、一気通貫のお見積りも可能です。

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事務局業務

事務局業務は、キャンペーンの実施と運営を支えるバックオフィスの作業です。応募者や参加者からの問い合わせ対応は迅速かつ丁寧に行うことが必要です。

応募管理では、個人情報の取り扱う場合は特に注意しなければなりませんし、賞品発送で誤った住所に送るリスクがあります。当社ではISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）を認証取得しており、高いセキュリティレベルを保ち運営を行っております。

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キャンペーン事務局運営 8つの業務プロセス

1．実施計画の立案、業務スケジュールの作成

キャンペーンの企画内容に基づき、実施計画を立案していきます。具体的な業務スケジュールの作成、各タスクの担当者や期限を詳細に設定します。これにより、キャンペーン事務局がスムーズに運営され、全体の進行が予定通りに進むことが保証されます。

2．業務内容の設計、マニュアルの用意

迅速な対応が求められるキャンペーン運営において、統一された業務手順を維持し、効率を向上させるため、運営マニュアルの作成は必要不可欠です。

オペレーションの確立によって、新任の担当者でもスムーズに業務を進行でき、ミスの防止につながります。なお当社では経験豊富な担当者が専任となって、設計・構築にあたります。

3．応募受付、問い合わせ窓口の設置

キャンペーンにおいて最も重要なのが、応募受付や問い合わせ窓口の設置です。

問い合わせ窓口では、事前に想定される質問に対する詳細な回答を準備し、迅速に解答できる体制を整えることが重要です。また応募データの管理では、個人情報の取り扱いに関する法規を厳守し、最適なセキュリティ対策を実施することが重要です。

なお当社では、電話、メール、SNSのDMでの問い合わせ窓口など多種多様に対応しており、WEBやSNSだけでなく、ハガキの応募管理など、個人情報取扱い手法でも豊富な実績がございます。

4．問い合わせ対応

キャンペーン期間中、様々な問い合わせ対応が発生するなか、迅速かつ丁寧に行うことが求められます。

応募者の疑問や不安を即時に確実に解消することが求められるため、事前にFAQマニュアルを整備することも必要になります。

適切な問い合わせ対応を行うことで、結果顧客ロイヤリティの向上に繋がるケースも多いため、ブランディング観点でも重要となります。

5．応募者リストの作成と応募データの集計

応募者リストの作成と応募データの集計は、極めて重要な作業です。

個人情報を取り扱う場合、高いセキュリティ環境化で実施することが求められます。作業するスペースは入退室の管理や特権的アクセスの制限なども求められるでしょう。

適切な運営を行いながら、応募者情報をリスト化し、データを集計することで応募者の動向や特性も分析でき、結果マーケティング観点で有意義な情報を手に入れることができます。

6．抽選の実施、当選者の決定

抽選が必要なキャンペーンの場合、応募者リストを基に、公平性と透明性を重視した抽選方法で当選者を確定します。具体的な抽選方法や抽出基準は、事前に詳細な規定を策定し、それに厳密に従って実施します。

7．当選連絡・賞品発送

事前に決めた連絡手法にて、当選者へ連絡を行い賞品の発送準備を行います。賞品によって梱包サイズが変わるため、企画の段階で必要なサイズ感、費用を考慮しておくことも大事です。

また配送業者の選定や追跡情報の提供など、細部にわたる対応も必要です。

8．実施報告書の作成と提出

キャンペーンの結果をまとめて、成功した内容や次回に繋がる課題、改善点などを具体的に把握することが重要です。報告書はできる限りフォーマット化し、関係者でもわかりやすいレポートにすることも検討しておきましょう。

キャンペーン事務局の代行も検討しておく

キャンペーン事務局を運営するうえで、多岐に渡るタスクとリスクがあります。そのためキャンペーン事務局の代行も検討しておくことで、品質の担保はもちろん、本来充てるべき業務にリソースを割くことができます。

当然費用が発生するため、代行する委託業者は慎重に選定する必要があります。委託業者を選定する上での注意点や相場を知りたい方は、以下の記事もぜひ参考にしてみてください。