SNS・Webフォーム・はがき　応募情報管理術

応募情報管理の重要性

キャンペーン事務局での一連の業務はどの工程も大切ですが、なかでも、抽選作業と並んで重要となるのが「応募情報の集計・管理」です。

応募いただいた消費者の情報を正しく抽出し、集計し、管理することは、キャンペーン主催企業または事務局受託企業にとって最低限履行すべき事項であると同時に、最重要プロセスと言えるでしょう。

応募者情報はいかにして管理するのか、できるのか

一言で「応募情報の管理」といっても、キャンペーンの応募チャネル、応募方法、応募条件も様々ですし、SNSの場合は？ Webフォームの場合は？ はがきの場合は？となってしまいますよね。

応募チャネル毎に整理しながら、ご紹介します。

SNSの場合

Twitter、Instagramなどでキャンペーンを実施する場合です。

「公式アカウントをフォロー＆リツイート」等の応募条件を達成している応募アカウントを集計・抽出する必要があります。

SNSキャンペーンの応募管理には、SNS運用・分析ツールの導入が主流でしょう（人力で目検で実施するには結構限界があります…）。

巷には、SNS種別毎に多くのツールが存在しており、利用できる機能やイニシャル/ランニングコスト、最低契約期間等もさまざまです。

希望する指定条件で抽出できるか、設定できるハッシュタグの数は足りるか、ファイル出力できるか、今後他のキャンペーンでも使える機能が備わっているか等、サービス詳細を十分に確認の上、採用することをおすすめします。

また、当選者に対して当選通知DMを配信する必要がある場合には、DM一括配信機能の有無も確認しておきましょう。

Webフォームの場合

昨今の主流である、Web応募を条件として、応募者に専用フォームに入力してもらう方法です。

住所、氏名、電話番号といった個人情報のほか、希望コースやクイズ回答、アンケート回答などを入力してもらうケースが多いでしょう。

どのようなフォームを利用するかにもよりますが、Web応募フォームシステムを利用する場合、応募管理は比較的容易です。

データベースに溜まる応募情報は、ほとんどの場合、管理者は管理画面上で応募状況を確認することができ、応募者の入力データはcsvファイル等でダウンロードすることができます。

もし、他社ツールを導入して自社での運用を検討する場合には、次工程である抽選も視野に入れ、利用ツール内で完結できるかを確認するのがいいでしょう。抽選機能が無くても、ファイル出力できれば何らかの手法で抽選作業は可能です。

はがきの場合

はがきの場合は、物理的に集計する必要があります。

ほとんどの場合、応募の宛先は私書箱になっていると思います。

私書箱が設置されている前提で言えば、定期的に郵便局に出向き、私書箱に届いたはがきを回収します。

当社の場合には、事務局内で以下のような集計、区分け作業を行っています。

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①     はがき通数の確認

②     希望コース別の分類　※キャンペーン仕様による

③     応募口数の分類　※キャンペーン仕様による

④     当日引取り分のはがきをまとめ、専用付箋に引取日・通数・集計者名を記載

　　 ※コース/口数毎の分類が必要な場合には、それぞれで区別して付箋貼付

⑤     集計管理システムに実数入力

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はがき集計は人力で行うため、時間と手間を要しますが、要件によりけりではあるものの、1通当たりの処理コストは数円程度です。

また、応募数が多ければ物理的に場所がかさばるため、保管場所の確保は必須ですし、物理的なセキュリティ対策も必要です。

キャンペーン実施中にはタイムリーな集計も必要

キャンペーンの実施期間中、主催企業様としては、今どの位の応募があるのか、告知のてこ入れのために応募者の属性を把握したい、というニーズは当然ありますよね。

キャンペーン終了時点に応募集計がまとまっていれば良いのではなく、必要なタイミングでのタイムリーな応募集計が必要となります。

これを実現するためには、やはりキャンペーン概要が確定した時点で、要件に見合う応募管理の方法を熟考、選定し、キャンペーン開始までに業務フロー、作業手順、作業担当者、処理時間を含めて業務構築を済ませておく必要があります。

とは言え、応募管理は結構大変…

キャンペーンの主催企業様、広告代理店様からは、応募集計・管理のための社内リソースが無い、ノウハウが無い、コストが無い、ということで、『応募集計・管理の工程だけを請け負ってもらいたい』とご相談いただくケースもあります。

当社では要件をお伺いした上で、応募集計の工程を代行させていただいています。

とりわけ、個人情報を伴う応募者情報の場合、データであってもはがきであっても、適切なセキュリティ対策が必要となります。

PマークやISMSの第三者認証を取得していない企業様にとっては、セキュリティ体制の構築から始めることになるので、ハードルは非常に高いものになるでしょう。

応募管理不備によるダメージ

応募の集計・管理は、応募チャネルが何であれ、確かなノウハウが必要です。

仮に、正確な応募管理が実施できていないと、どうなってしまうでしょうか。

総付けキャンペーンの場合

「応募者全員に当たる！」といった総付け企画の場合には、

「せっかく応募したのに対象になっていない」というクレームの発生は必須です。

抽選キャンペーンの場合

「抽選で当たる！」企画では、仮に抽選対象から漏れてしまったとしても

消費者は知る由はありませんが、業務上の過失であることは間違いなく、

消費者を裏切ってしまうことに変わりはありませんよね。

まとめ

・SNSは抽出条件を満たす運用管理ツールを選定

・Webは応募ファイルのダウンロード可否と形式確認が大切

・はがきはアナログでの工程設計が肝心

・応募管理の不履行はクレームになり、最悪企業の信頼を失墜させる

自社に応募管理のためのリソース、ノウハウが無い場合には、キャンペーン業務全般のノウハウを持つ業者に委託した方が、あらゆる面でリスクを最小化でき、安定した運用を実現できるでしょう。

キャンパケでは、事務局業務まるごとのご依頼だけでなく、一部工程のみのご依頼も承っております。

応募管理に不安やお悩みがある場合には、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

引き続き、『キャンパケ』をどうぞよろしくお願いいたします！

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